[책] 잘 통하는 보고서 작성의 비밀

한빛미디어 서평단 <나는리뷰어다> 활동을 위해서 책을 협찬 받아 작성된 서평입니다

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잘 통하는 보고서 작성의 비밀

 

보고서를 잘 쓴다는 건 결국 내 의도를 상대방에게 정확하게 전달하는 능력을 의미합니다. "잘 통하는 보고서 작성의 비밀"은 바로 이 점을 파고드는 책입니다. 한빛미디어에서 출간된 이 책을 읽으면서 평소에 제가 보고서나 글을 쓸 때 막연히 중요하다고 생각했던 것들을 명확하게 정리할 수 있었습니다.

# 중학생도 이해할 수 있는 보고서
이 책에서 가장 인상 깊었던 부분은 "중학교 2학년이 대상이라고 생각하고 쓰라"는 조언이었습니다. 보고서를 읽는 사람이 누구인지, 그들이 얼마나 배경지식을 가지고 있는지 파악하는 것은 매우 중요합니다. 보고서는 나 혼자 만족하려고 쓰는 글이 아니라, 특정 목적을 위해 "수요자"에게 제출하는 문서이기 때문입니다. 전문 용어나 어려운 표현을 피하고, 누구나 이해할 수 있는 쉬운 단어와 표현을 사용하는 것이 핵심입니다.

"개발자를 넘어 기술리더로 가는 길"의 저자도 비슷한 이야기를 했습니다. "필자는 레딧에서 유래한 용어로 '제가 5살인 것처럼 설명해주세요(Explain it like I'm five years old.'라는 뜻의 약어인 'ELI5'를 요청하는 것을 좋아한다. 이것은 '제가 어느 정도 이해했는지를 추측하지 말고 그냥 기초부터 모두 설명해주세요. 제가 이미 알고 있는 것을 말해준다 해도 기분 나쁘게 생각하지 않을 것을 약속합니다.'라는 의미도 담겨 있다(여기에 담겨 있는 사회적 통념은 관련 주제에 대한 아주 기초적인 수준의 지식부터 설명해주어도 기분 나쁘게 생각하지 않겠다는 의미다)." 보고서에서도 마찬가지다. 결국은 이야기를 듣는 사람이 이해하는 것이 중요합니다.

# 문장은 간결하게, 의도는 명확하게
책에서는 문장을 길게 쓰거나 지나치게 "꺾는" 것을 경계하라고 조언합니다. 너무 긴 문장은 읽는 사람을 지치게 하고, 여러 번 꼬아 쓴 문장은 원래 의도와 다르게 해석될 여지를 남깁니다. 불필요한 반복을 줄이고, 하나의 문장에 하나의 메시지를 담아 간결하게 작성하는 것이 효과적입니다. 만약 문장이 너무 길다면 과감하게 나누는 용기가 필요합니다.

의도를 명확하게 하라는 것과 관련해 책에서 언급된 라디오 사연은 깊은 인상을 남겼습니다(웃픈). 숫자 '10'을 '01'로 쓰는 아들에게 "1을 먼저 쓰고 0을 나중에 쓰라"고 소리쳤지만, 아이는 1을 먼저 쓰고 그 왼쪽에 0을 썼다고 합니다. 말하는 사람의 의도와 듣는 사람의 이해가 달랐던 거죠. 이처럼 상대방이 내 의도를 정확히 이해하지 못했다면, 그건 상대방의 이해력이 부족해서가 아니라 전달하는 방식이 명확하지 못했기 때문일 수도 있습니다.

# 보고서는 수요자가 있는 문서다
결국 보고서는 '쓰는 사람' 중심이 아닌 '읽는 사람' 중심의 글쓰기입니다. 보고서의 목적을 달성하려면 상대방의 입장에서 생각하고, 그들이 가장 쉽게 이해할 수 있는 방식으로 내용을 구성해야 합니다. 이 책은 보고서 작성에 어려움을 겪는 분들뿐만 아니라, 모든 종류의 글쓰기에서 소통의 중요성을 다시 한번 생각하게 해주는 좋은 길잡이가 될 것입니다.

직상 생활을 하면서 좋든 싫든 보고서(그 용도에 차이는 있겠지만)를 작성할 일이 있을 겁니다. PPT를 통해 누군가에게 정보를 제공하게 될 수도, 혹은 설득하기 위한 발표를 하게 될지도 모르죠. 거창하게 보고서까지 아니더라도, 메신저를 통해 정보를 교류해야 하는 상황도 있을 겁니다. 이 책은 비단 보고서 작성을 넘어 문장을 간결하고 깔끔하게 작성하는 방법을 알려줍니다. 글을 통해 정보를 전달하는데 어려움이 있으시거나, 직장 생활을 이제 막 시작하려는 분들께는 일독을 권합니다. :)